8 Verksamhetsanalys Självutvärdering Kvalitetsutmärkelser
Mål		Målet är att ge kunskap om hur utvärderingsverktyg för kvalitetsutmärkelser kan användas för utvärdering och ständiga förbättringar av verksamheten i alla typer av organisationer. Mål enligt Blooms taxonomi
Se läroboken Kvalitet från behov till användning kap 21		Det finns många olika kvalitetsutmärkelser både nationellt och internationellt. Utmärkelserna är en utmärkt grund för att genomföra en utvärdering av sin verksamhet och arbetet med ständiga förbättringar. Endast ett fåtal organisationer ställer upp i utmärkelseprocesen och de som gör det har ofta arbetat i flera år med förbättringsarbete enligt kriterierna för respektive utmärkelse. Innehållet i kriterierna bygger alla på de grundläggande värderingar som kännetecknar offensiv kvalitetsutveckling. I arbetet med ständiga förbättringar kan utmärkelsekriterierna bidra med många tips, infallsvinklar och idéer. Se dem som en god källa men försök inte att greppa över alla delar i dem utan välj det som passar bäst i den egna verksamheten och utvidga efter hand. Så småningom kanske det växer fram ett intresse av delta i tävlingen. Ett deltagande ger via återföringsrapporten en bra hjälp i kvalitetsarbetet och en vinst ger naturligtvis stor uppmärksamhet och positiv publicitet om organisationen. Exempel på internationella utmärkelser med länkar: Malcolm Baldrige National Quality Award European Quality Awards (EFQM) Svensk utmärkelse: Utmärkelsen Svensk Kvalitet (USK) Det finns också en mängd regionala kvalitetsutmärkelser: ”Utmärkelsen Kvalitet i Norr” fanns under 1990-talet och baserades på en förenklad utvärderingsmodell jämfört med den som används för USK. Utvärderingshäftet Språngbrädan har utvecklats vid Luleå tekniska universitet och går fortfarande att beställa därifrån. Intresserade kan kontakta Maria Fredriksson (maria.fredriksson@ltu.se). Många organisationer har inrättat egna kvalitetsutmärkelser: Landstingsförbundet QUL - ett instrument för verksamhetsutveckling Skolan Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola
USK		Vi tittar närmare på Utmärkelsen Svensk Kvalitet (USK). Den har existerat sedan 1992 och instiftades av Institut för kvalitetsutveckling (SIQ). Kriterier och anvisningar för USK finns att tillgå från SIQ. Anvisningarna kallas numera SIQs modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling.   Nedanstående är en sammanfattning utgående från dessa kriterier och anvisningar. SIQs modell bygger på 7 kriterier, som består av 29 delkriterier, vilka utvärderas utgående från 13 grundläggande värderingar. Arbetet med USK inleds med att förbereda organisationen genom utbildning och information för att förankra arbetet på alla nivåer. Förbättringsverktyg är viktiga som hjälp i arbetet. Själva genomförandet bedrivs som en kvalitetsutveckling i tre steg: Beskriv. En redogörelse för organisationens verksamhet. Den inleds med en översikt, som övergripande beskriver fakta och förhållanden som är viktiga för organisationen och dess verksamhet. Den fortsatta beskrivningen utgår från frågor för varje kriterium i USK. Utvärdera. Beskrivningen utvärderas utgående från de grundläggande värderingarna. Förbättra. Lägg de förbättringsmöjligheter som framkom vid utvärderingen som grund för det fortsatta arbetet.
Kriterier		De sju kriterierna som ligger till grund för utvärderingen.
Grundläggande värderingar		De 13 grundläggande värderingarna: Kundorientering En organisations långsiktiga framgång beror på dess förmåga att skapa värde för dem som den finns till för - kunderna. De externa och interna kundernas uttalade och underförstådda behov, krav, önskemål och förväntningar skall vara vägledande för organisationen, dess medarbetare och verksamhet. Engagerat ledarskap För att skapa en kultur som sätter kunden i främsta rummet krävs ett personligt, aktivt och synligt engagemang från varje ledare. Ledarskapets viktigaste uppgift är att skapa förutsättningar för medarbetarna genom att ange riktningen för verksamheten, och i dialog med medarbetarna definiera och följa upp målen. Allas delaktighet En förutsättning för en framgångsrik organisation är att varje medarbetare känner sig ha förtroende att utföra och utveckla sina arbetsuppgifter. Var och en måste därför ha klara mål, se sin roll i helheten, ha de medel som krävs och kunskap om de resultat som uppnås. Kompetensutveckling Medarbetarnas kompetens är nödvändig för organisationens framgång och konkurrenskraft. Därför måste varje medarbetare ges möjlighet till förkovran och vidareutveckling på ett sätt som stärker såväl individen som organisationensom helhet. Långsiktighet Organisationens verksamhet måste värderas med tanke på utveckling och konkurrenskraft över tiden. Ett uthålligt förbättringsarbete leder till ökande produktivitet och effektivitet, bättre miljö, nöjdare kunder och varaktig lönsamhet på lång sikt. Samhällsansvar Varje organisation har ett samhällsansvar utöver lagar och förordningar. Organisationen och dess medarbetare måste se sina processer, varor och tjänster som delar i en större helhet och aktivt medverka till förbättringar i både samhälle och miljö. Processorientering Organisationens verksamhet skall ses som processer som skapar värde för kunderna. Processorientering stimulerar till att analysera och förbättra arbetsflöden och arbetsorganisation, och lägger grunden för kundorienterad verksamhetsutveckling. Förebyggande åtgärder Det är lönsamt att förebygga fel och ta bort risker i processer, varor och tjänster. Det är väsentligt att även engagera kunder och leverantörer i detta arbete. Ständiga förbättringar Konkurrenskraft kräver ständig förbättring och förnyelse av alla verksamhetens delar. Förutsättningen för detta är ett metodiskt förbättringsarbete som genomsyrar organisationen och en kultur som stimulerar till kreativa förslag och nya idéer. Lära av andra För att kunna vidareutvecklas måste organisationen och dess medarbetare på alla områden skaffa sig ny kunskap om vad som är möjligt att uppnå och hur detta kan uppnås. Detta kräver jämförelser med dem som är bäst på en viss process, oavsett vilken bransch eller sektor de tillhör. Snabbare reaktioner I alla verksamheter är kortare svarstider, kortare ledtider och snabbare reaktioner på kundernas behov av avgörande betydelse. Det gäller såväl för utveckling, produktion och leverans av varor och tjänster, som för administrativa processer. Faktabaserade beslut Beslut måste bygga på dokumenterade och tillförlitliga fakta. Varje medarbetare måste inom sitt arbetsområde få möjlighet att möta och analysera fakta av betydelse för att uppfylla sina mål och för att tillfredsställa sina kunder. Samverkan Samverkan är ett nyckelbegrepp i varje framgångsrik organisation. Det är väsentligt att genom samverkan kombinera många kompetenser såväl hos medarbetare som hos kunder, leverantörer, partners, ägare och huvudmän. Källa: Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2004
Förbered		För att nå framgång i arbetet med USK måste organisationen genomföra noggranna förberedelser syftande till kunskaper om USK och de grundläggande värderingarna planering av arbetet förankring på alla nivåer i organisationen Arbeta fram en översikt över verksamheten som ett första steg för att skapa en gemensam bild av verksamheten.
Beskriv		Översikt En översikt ska innehålla uppgifter av övergripande karaktär om fakta och förhållanden som är väsentliga för organisationen och verksamheten. Kriterier För varje kriterium ställer man frågor om organisationen. Beskrivningen ska ge svar på frågorna Hur gör du? I vilken omfattning gör du det? Vilka resultat leder det till? Hur gör du för att utvärdera och förbättra det du gör? Sammanställningen av svaren kommer att utgöra en total beskrivning av verksamheten. Denna sammanställning får omfatta max 60 sidor.
Utvärdera		Utvärderingen utgör en bedömning av i vilken grad det i verksamhetsbeskrivningen (och förhoppningsvis också i verkligheten) framgår att man tar hänsyn till och påverkas av de 13 grundläggande värderingarna. Bedömningen sker utgående från angreppssätt, tillämpning och resultat. Angreppssätt Angreppssätt utvärderas utifrån hur systematiskt och förebyggande en organisation arbetar. Det ingår också att bedöma hur man systematiskt förbättrar angreppssätten. Tillämpning Under tillämpning utvärderar man i vilken omfattning man utnyttjar de metoder som hör till ett systematiskt angreppssätt. Resultat Bedömning av resultatet av metoderna för systematiska angreppssätt görs utgående från policy och mål som är uppsatta för verksamheten. Jämförelser görs även med andra framstående organisationer och konkurrenter. Utvärdering är ett omfattande arbete och kräver hög kompetens av de som ska utvärdera. Utvärderingen genomförs i flera omgångar och avslutas med dett konsensusmöte. Målet med konsensusmötet är att man ska enas om vilka styrkor och svagheter som finns och slutgiltigt bestämma procentsatser och poäng. Resultatet redovisas i en rapport med sammanfattande beskrivning av hur väl man uppfyller de 13 grundläggande värderingarna samt styrkor och svagheter angivna. Dessutom sker en poängbedömning. Max är 1000 poäng och segrare i USK ligger normalt i intervallet 500 - 700 poäng.
Förbättra		Rapporten ger bra information om var förbättringsarbetet bör starta. PDCA-cykeln kan vara ett bra hjälpmedel vid arbetet med ständiga förbättringar.
Uppgifter		Praktikfallet ÖVA. Detta praktikfall innehåller uppgifter som berör ISO 9001, processer och USK. Se kursplaneringen vilka uppgifter som ska redovisas och när de ska redovisas.
LSN 2004