Dokument och dokumenthantering

 

Mål

  

Målet är att ge kunskap om olika typer av dokument som ingår i ett kvalitetssystem samt hur de ska vara utförda, identifierbara och hanteras.

Dokumenttyper

 Dokument kan indelas i specificerande kvalitetsdokument och redovisande kvalitetsdokument. Specificerande dokument är de som styr verksamheten och redovisande dokument är de som visar på resultatet av olika aktiviteter eller utgör bevis på utförda aktiviteter.

Exempel på specificerande kvalitetsdokument:

  • Kvalitetsmanual
  • Kvalitetsplan
  • Beskrivning av rutiner
  • Provningsföreskrifter
  • Operationsföreskrifter
  • Kontrollinstruktioner
  • Arbetsinstruktioner
  • Tekniska underlag, ritningar
  • Offertunderlag

Exempel på redovisande kvalitetsdokument:

  • Kontrollrapporter
  • Avvikelserapport
  • Rapport från kvalitetsrevisioner
  • Kalibreringsprotokoll
  • Protokoll från konstruktionsgenomgångar
  • Rapporter från leverantörsbedömningar

 

 

Rutinbeskrivning

 Rutinbeskrivning eller dokumenterad rutin är ett dokument som innehåller en rutin (rutin är ett vedertaget förfarande för att utföra en aktivitet eller process). 

Observera att det är behovet som styr omfattning och innehåll i en rutinbeskrivning. Det är alltså kopplat till komplexiteten för den aktuella aktiviteten och kompetensen  hos den personal som ska genomföra aktiviteten.

Exempel på vad som kan ingå i en beskrivning av en rutin:

Syfte:                   Den övergripande avsikten med rutinen

Omfattning:        Typ av arbete, vilka som berörs, i vilka
                            fall den skall tillämpas. Klargör
                            kontaktytor.

Terminologi:      Ej allmänt kända termer förklaras.

Referenser:       Hänvisning till andra rutiner, standarder,
                           instruktioner mm.

Ansvar:              Vem är ansvarig, vem skall utföra
                           rutinen, vad krävs av den som skall
                           utföra rutinen.

Genomförande: Beskriv planering, genomförande och
                           kontroll. Ange kriterier för ett fullgott
                           resultat. Beskriv flödet. Ange åtgärder
                           vid avvikelser och hur dokumentation
                           skall ske.

Det är viktigt att rutiner skrivs så att de är enkla att läsa och förstå. De ska ofta användas i konkreta situationer ute i produktionen. Ett sätt att förtydliga kan vara med hjälp av flödesdiagram, som också kan användas för processkartläggning.

 

 
Exempel på rutinbeskrivning Rutin för bedömning av underleverantörer

 

Identifiering av
dokument

 All godkänd systemdokumentation ska vara identifierbar och registrerad i dokumentförteckning. Förteckningen ska innehålla benämning, utgåva, utarbetad av, godkänd av.

På varje dokument bör följande uppgifter finnas:

  • Typ av dokument. Ange att det tillhör kvalitetssystemet. Om det beskriver rutin, instruktion mm.
  • Funktion eller område och delområde.
    Exempel: Organisation - delområde Utbildningsplaner
  • Namn på den person och funktion som tagit fram dokumentet.
  • Namn på de som godkänt dokumentet och när det är godkänt.
  • Registreringsnummer
  • Upplaga eller utgåvenummer alternativt vilket dokument det ersätter.
  • Antal sidor
  • Datum från vilket dokumentet är giltigt (och hur länge det är giltigt).
  • Uppgift om dokumentet är ändrat (reviderat).

 

 
Nedan ges två exempel på hur dokumenthuvud kan se ut. Notera att det finns mängder av olika utförande beroende på organisation, men huvudinnehållet är det samma.

Exempel på dokumenthuvud för specificerande dokument

Rutinbeskrivning

 Logotype
Avsnitt                                                     Bedömning av underleverantörer

Utgåva
                       xx

 Sida            
       x(x)
Framtaget av        
                           Xx		 Datum
           xx xx xx		 Ersätter
       xx
Fastställt av
                             Xx		 Datum
             xx xx xx		 Giltig från
xx xx xx
 

Exempel på dokumenthuvud för redovisande dokument
Rubrik                                                          xx

Datum
           xx xx xx

 Sida            
       x(x)
Framtaget av        
                                                               Xx

Hantering av
dokument

 Det är lätt att glömma bort att definiera och registrera systembundna redovisande dokument såsom protokoll. Rutiner för ändring av dokument och tillhörande befogenheter är ofta bristfälliga, liksom rutiner för blanketthantering, datorfiler och säkerhetskopiering. Rutiner för att hantera kvalitetsdokument ska innehålla:
  • Hur behov av nya kvalitetsdokument identifieras
  • Fastställande av hur dokument distribueras
  • Hur dokument ska slutförvaras
  • Vilken tillgång som ska finnas till arkiverade dokument
  • Regler för gallring av dokument
  • På vilket sätt framtagning av lämpliga dokument med tydlig identitet ska ske.

Genom att använda Intranet och databasteknik underlättas hanteringen.

Tänk på att ett dåligt manuellt system blir med säkerhet ännu sämre om det dessutom datoriseras utan eftertanke.

 
Ett exempel Produktspecifikation
En produktspecifikation ska stämma överens med kravspecifikationen för produkten och utgöra underlag för verifiering och validering.
Exempel på innehåll i en produktspecifikation:
  • Funktionskrav (gäller även programvara)
  • Tillverkningskrav
  • Materialkrav
  • Acceptanskriterier
  • Användningsbeskrivning och -område
  • Myndighetskrav som påverkar produkten och dess användning

 
LSN 2003  

Back